ARTICULO 5
Buenos Aires, 16 de Julio, 2008
I- IMPORTANCIA DE LA FIRMA DIGITAL Y ELECTRONICA
En este blog nos ocuparemos de un tema que va teniendo cada día más importancia entre empresas grandes, medianas e instituciones públicas y privadas de toda índole. La utilización efectiva de la tecnología informática se ha convertido en uno de los principales factores críticos del éxito de la gestión del Estado y de las empresas e instituciones de todo tipo. Los sistemas de procesamiento electrónico de datos deben proveer a las diversas organizaciones de elementos y herramientas que les permitan liderar o actuar eficazmente en el mercado, y distinguirse de sus competidores, ayudándoles a lograr sus objetivos estratégicos, obtener más seguridad, ahorros (de tiempos, espacio, etc.) y tener mayor capacidad para controlar y minimizar sus costos, para lograr mayor eficacia y rentabilidad, teniendo en cuenta las necesidades propias de cada organización.
II-VENTAJAS DE LA FIRMA DIGITAL
La firma digital tiene diversas ventajas con respecto a la hológrafa (común): velocidad, ahorro de tiempo, reducción del papeleo, menor tramitación y costos, reducción de espacio de la documentación (o sea menos metros cuadrados o metros cúbicos necesarios para su mantenimiento), seguridad (imposibilidad de cambio del contenido del documento y certificación de la firma), ahorro de personal en organizaciones en las que se deben efectuar centenares o miles de firmas repetitivamente, etc. y también cuando una autoridad de la empresa o institución está lejos o fuera del domicilio, o de donde hay que firmar algún contrato o autorización, institución, endoso, etc.
Resumen de ventajas:
Ahorros: agilidad en los procesos de automatización y manejo de documentos, reducción de errores de manejo humano, de envío o correo.
Garantía: de recepción, de seguimiento de transferencia en línea, del contenido y del firmante.
Velocidad: en todo el procesamiento.
III- APLICACIONES
La firma digital o electrónica es aplicable a multiplicidad de empresas privadas, organizaciones y reparticiones del Estado, gobiernos, municipalidades, empresas, agropecuarias, industriales, comerciales, de servicios, de transporte, AFJP, bancos, financieras, mutuales, compañías de seguros, constructoras, automotrices, medicina prepaga, telefónicas, químicas, farmacéuticas, alimenticias, sanatorios, educativas, universidades, organizadoras de eventos y congresos, electrónicas, petrolíferas, mineras, periodísticas, importadoras, exportadoras, consultoras, compañías de turismo, aduanas, despachantes de aduanas comercializadoras de electrodomésticos y muchas otras. O sea, empresas privadas que requieren la firma de muchos contratos o documentos, órdenes de compra, endosos de documentos, autorizaciones válidas de personas que están viajando (ausentes), o fuera de su oficina, etc. También es muy aplicable a los Consejos o Colegios profesionales de abogados, economistas, contadores, de ingenieros, arquitectos, de la magistratura, etc.
En cuanto a algunos de los procesos a los cuales es aplicable la firma digital o electrónica se pueden mencionar:
Facturación electrónica.
Planos y proyectos de ingenieros y arquitectos.
Firma de contratos de trabajo temporario.
Firma de préstamos e hipotecas.
Contratos electrónicos.
Órdenes de compra electrónicas.
Notas de entrega electrónicas.
Procesos de trabajo intranet legalmente firmados.
La tecnología de autorización digital permite a los miembros de una asociación, consejo, colegio, institución o centro firmar electrónicamente sus documentos, con igual validez legal que la firmada en forma manuscrita en papel, ahorrando tiempo, costos y trabajo logístico. Esto hecho con un simple “clic” reduce fuertemente el uso de papel, los errores, el copiado, el archivo, el uso del espacio de mantenimiento y archivo de documentos y copias. La experiencia demuestra que los ahorros de todo tipo pueden ser significativos. Los miembros o socios de la institución usan una tarjeta criptográfica con un certificado digital emitido por alguna autoridad certificante, un lector de tarjeta y una herramienta de firma digital. Así, eliminan filas, demoras y el transporte de toneladas de documentos y proyectos en papel, por medio de documentos PDF firmados electrónicamente, que se pueden enviar en CD o vía e-mail.
La repartición del gobierno, o la asociación profesional correspondiente certifica que el autor es un socio o miembro de la institución (arquitecto, abogado, contador, economista, ingeniero, etc.) y está habilitado para su ejercicio.
Algunos casos de aplicación:
Firma de planos y proyectos de ingenieros y arquitectos
Diversos trabajos profesionales efectuados por ingenieros civiles, ingenieros industriales, arquitectos, agrimensores, contadores, abogados y otros deben ser presentados y obtener autorización de la correspondiente asociación o consejo o colegio profesional u organismo del gobierno para lograr la aprobación o permiso que corresponda.
La tecnología de aprobación o autorización electrónica facilita a los socios de la asociación firmar electrónicamente la documentación requerida, con igual validez legal que con la firma manuscrita sobre papel. Esto implica un ahorro de tiempo, de costos diversos, de copiado, de archivo, de transporte, e incluso con la posibilidad de firmar desde cualquier lugar del mundo, simplemente con un simple “clic”.
Los socios de la asociación o institución, como ya dijimos, sólo tienen que usar una tarjeta criptográfica, con un certificado digital emitido por una autoridad certificante, un lector de tarjeta y una herramienta de firma digital, sin tener que apersonarse a oficina alguna para firmar.
La Asociación profesional o la oficina gubernamental (es decir la Autoridad Certificante emisora del certificado digital) certifica que el autor de la firma es miembro de la asociación con todos sus derechos para el ejercicio de la profesión (ingeniero civil, arquitecto, etc.) y está debidamente habilitado para firmar (además que es el quien firmó y que nadie modificó el documento).
Contratos electrónicos
Esta es una de las soluciones más interesante y útiles en la aplicación de la firma digital o electrónica. Un caso particular es el de los contratos de trabajo temporario.
Esta aplicación puede ser extendida a otros casos, en los que se hace necesario efectuar un gran envío e intercambio de papel y proyectos, con un alto costo de administración, tales como distintas propuestas, certificados electrónicos, órdenes de compra, notas de envío, contratos de crédito con empresas, consumidores, u otros.
Firma de préstamos, créditos, hipotecas, prendas, garantías, etc.
En los bancos e instituciones financieras se firman todos los días grandes cantidades de contratos de préstamos, créditos, hipotecas, prendas, garantías, pólizas de seguros, inversiones, etc. En estos casos la firma digital puede ser muy útil para lograr más velocidad en el procesamiento, ahorros de tiempo, papeleo, uso de papel, administración, control, almacenamiento de documentación, búsqueda de documentación, endosos, etc.
Firma legal electrónica de flujos de trabajos por INTRANET
En las instituciones, públicas y privadas, de toda índole las etapas que se cubren, y las informaciones que se envían de un sector a otro, dentro de cada empresa, deben llevar usualmente la autorización o aprobación de cada jefe de sector al pasar a otro, dentro de la misma organización.
Esas autorizaciones o aprobaciones se pueden efectuar con firma manuscrita o electrónica dentro de la misma empresa (INTRANET). Y aquí las aplicaciones de la firma digital o electrónica pueden ser de diversos tipos: aprobaciones de recepción a fábrica, de ésta al depósito, de ventas a créditos, de ésta nuevamente a ventas, de ésta a contaduría, de ésta a finanzas, etc. etc. Y lo mismo cuando una aprobación o autorización va de dos a tres o más sectores distintos para su conocimiento, o para proseguir su curso dentro de la organización vía intranet.
Firma legal electrónica en cualquier organización pública y privada
Todo lo que aquí decimos es válido para todas las organizaciones públicas, privadas, grandes, o medianas y también pequeñas. Sólo es cuestión de analizar bien, por lo menos, los procesos más significativos internos y externos para poder aprovecharla.
Más adelante se tratarán los aspectos legales.
Dr. Jorge L. Krasuk
Lic. Horacio Sorroche
Buenos Aires, 16 de Julio, 2008
I- IMPORTANCIA DE LA FIRMA DIGITAL Y ELECTRONICA
En este blog nos ocuparemos de un tema que va teniendo cada día más importancia entre empresas grandes, medianas e instituciones públicas y privadas de toda índole. La utilización efectiva de la tecnología informática se ha convertido en uno de los principales factores críticos del éxito de la gestión del Estado y de las empresas e instituciones de todo tipo. Los sistemas de procesamiento electrónico de datos deben proveer a las diversas organizaciones de elementos y herramientas que les permitan liderar o actuar eficazmente en el mercado, y distinguirse de sus competidores, ayudándoles a lograr sus objetivos estratégicos, obtener más seguridad, ahorros (de tiempos, espacio, etc.) y tener mayor capacidad para controlar y minimizar sus costos, para lograr mayor eficacia y rentabilidad, teniendo en cuenta las necesidades propias de cada organización.
II-VENTAJAS DE LA FIRMA DIGITAL
La firma digital tiene diversas ventajas con respecto a la hológrafa (común): velocidad, ahorro de tiempo, reducción del papeleo, menor tramitación y costos, reducción de espacio de la documentación (o sea menos metros cuadrados o metros cúbicos necesarios para su mantenimiento), seguridad (imposibilidad de cambio del contenido del documento y certificación de la firma), ahorro de personal en organizaciones en las que se deben efectuar centenares o miles de firmas repetitivamente, etc. y también cuando una autoridad de la empresa o institución está lejos o fuera del domicilio, o de donde hay que firmar algún contrato o autorización, institución, endoso, etc.
Resumen de ventajas:
Ahorros: agilidad en los procesos de automatización y manejo de documentos, reducción de errores de manejo humano, de envío o correo.
Garantía: de recepción, de seguimiento de transferencia en línea, del contenido y del firmante.
Velocidad: en todo el procesamiento.
III- APLICACIONES
La firma digital o electrónica es aplicable a multiplicidad de empresas privadas, organizaciones y reparticiones del Estado, gobiernos, municipalidades, empresas, agropecuarias, industriales, comerciales, de servicios, de transporte, AFJP, bancos, financieras, mutuales, compañías de seguros, constructoras, automotrices, medicina prepaga, telefónicas, químicas, farmacéuticas, alimenticias, sanatorios, educativas, universidades, organizadoras de eventos y congresos, electrónicas, petrolíferas, mineras, periodísticas, importadoras, exportadoras, consultoras, compañías de turismo, aduanas, despachantes de aduanas comercializadoras de electrodomésticos y muchas otras. O sea, empresas privadas que requieren la firma de muchos contratos o documentos, órdenes de compra, endosos de documentos, autorizaciones válidas de personas que están viajando (ausentes), o fuera de su oficina, etc. También es muy aplicable a los Consejos o Colegios profesionales de abogados, economistas, contadores, de ingenieros, arquitectos, de la magistratura, etc.
En cuanto a algunos de los procesos a los cuales es aplicable la firma digital o electrónica se pueden mencionar:
Facturación electrónica.
Planos y proyectos de ingenieros y arquitectos.
Firma de contratos de trabajo temporario.
Firma de préstamos e hipotecas.
Contratos electrónicos.
Órdenes de compra electrónicas.
Notas de entrega electrónicas.
Procesos de trabajo intranet legalmente firmados.
La tecnología de autorización digital permite a los miembros de una asociación, consejo, colegio, institución o centro firmar electrónicamente sus documentos, con igual validez legal que la firmada en forma manuscrita en papel, ahorrando tiempo, costos y trabajo logístico. Esto hecho con un simple “clic” reduce fuertemente el uso de papel, los errores, el copiado, el archivo, el uso del espacio de mantenimiento y archivo de documentos y copias. La experiencia demuestra que los ahorros de todo tipo pueden ser significativos. Los miembros o socios de la institución usan una tarjeta criptográfica con un certificado digital emitido por alguna autoridad certificante, un lector de tarjeta y una herramienta de firma digital. Así, eliminan filas, demoras y el transporte de toneladas de documentos y proyectos en papel, por medio de documentos PDF firmados electrónicamente, que se pueden enviar en CD o vía e-mail.
La repartición del gobierno, o la asociación profesional correspondiente certifica que el autor es un socio o miembro de la institución (arquitecto, abogado, contador, economista, ingeniero, etc.) y está habilitado para su ejercicio.
Algunos casos de aplicación:
Firma de planos y proyectos de ingenieros y arquitectos
Diversos trabajos profesionales efectuados por ingenieros civiles, ingenieros industriales, arquitectos, agrimensores, contadores, abogados y otros deben ser presentados y obtener autorización de la correspondiente asociación o consejo o colegio profesional u organismo del gobierno para lograr la aprobación o permiso que corresponda.
La tecnología de aprobación o autorización electrónica facilita a los socios de la asociación firmar electrónicamente la documentación requerida, con igual validez legal que con la firma manuscrita sobre papel. Esto implica un ahorro de tiempo, de costos diversos, de copiado, de archivo, de transporte, e incluso con la posibilidad de firmar desde cualquier lugar del mundo, simplemente con un simple “clic”.
Los socios de la asociación o institución, como ya dijimos, sólo tienen que usar una tarjeta criptográfica, con un certificado digital emitido por una autoridad certificante, un lector de tarjeta y una herramienta de firma digital, sin tener que apersonarse a oficina alguna para firmar.
La Asociación profesional o la oficina gubernamental (es decir la Autoridad Certificante emisora del certificado digital) certifica que el autor de la firma es miembro de la asociación con todos sus derechos para el ejercicio de la profesión (ingeniero civil, arquitecto, etc.) y está debidamente habilitado para firmar (además que es el quien firmó y que nadie modificó el documento).
Contratos electrónicos
Esta es una de las soluciones más interesante y útiles en la aplicación de la firma digital o electrónica. Un caso particular es el de los contratos de trabajo temporario.
Esta aplicación puede ser extendida a otros casos, en los que se hace necesario efectuar un gran envío e intercambio de papel y proyectos, con un alto costo de administración, tales como distintas propuestas, certificados electrónicos, órdenes de compra, notas de envío, contratos de crédito con empresas, consumidores, u otros.
Firma de préstamos, créditos, hipotecas, prendas, garantías, etc.
En los bancos e instituciones financieras se firman todos los días grandes cantidades de contratos de préstamos, créditos, hipotecas, prendas, garantías, pólizas de seguros, inversiones, etc. En estos casos la firma digital puede ser muy útil para lograr más velocidad en el procesamiento, ahorros de tiempo, papeleo, uso de papel, administración, control, almacenamiento de documentación, búsqueda de documentación, endosos, etc.
Firma legal electrónica de flujos de trabajos por INTRANET
En las instituciones, públicas y privadas, de toda índole las etapas que se cubren, y las informaciones que se envían de un sector a otro, dentro de cada empresa, deben llevar usualmente la autorización o aprobación de cada jefe de sector al pasar a otro, dentro de la misma organización.
Esas autorizaciones o aprobaciones se pueden efectuar con firma manuscrita o electrónica dentro de la misma empresa (INTRANET). Y aquí las aplicaciones de la firma digital o electrónica pueden ser de diversos tipos: aprobaciones de recepción a fábrica, de ésta al depósito, de ventas a créditos, de ésta nuevamente a ventas, de ésta a contaduría, de ésta a finanzas, etc. etc. Y lo mismo cuando una aprobación o autorización va de dos a tres o más sectores distintos para su conocimiento, o para proseguir su curso dentro de la organización vía intranet.
Firma legal electrónica en cualquier organización pública y privada
Todo lo que aquí decimos es válido para todas las organizaciones públicas, privadas, grandes, o medianas y también pequeñas. Sólo es cuestión de analizar bien, por lo menos, los procesos más significativos internos y externos para poder aprovecharla.
Más adelante se tratarán los aspectos legales.
Dr. Jorge L. Krasuk
Lic. Horacio Sorroche
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